E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung. Eine E-Rechnung muss einem strukturierten Format entsprechen, das der europäischen Norm EN 16931 genügt. Gängige Formate in Deutschland sind die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten, ab bestimmten Profilen). Papierrechnungen und reine PDF-Dateien gelten als sonstige Rechnungen.

Welche Pflichten und Fristen gelten?

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Die Einführung erfolgt stufenweise:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis Ende 2026: Für die Ausstellung dürfen grundsätzlich noch Papier- oder PDF-Rechnungen verwendet werden, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Zudem bleiben bestimmte EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Ab 2028: E-Rechnungen sind im B2B-Bereich grundsätzlich für alle verpflichtend.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen. Für Details und Sonderfälle empfiehlt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater.

E-Rechnung im Kfz-Sachverständigenbüro

Für Sachverständige ist entscheidend, wer Rechnungsempfänger ist. Ist der Auftraggeber eine Privatperson, etwa ein privat Geschädigter, besteht keine E-Rechnungspflicht. Daran ändert grundsätzlich auch die Einreichung bei einem Versicherer über eine Abtretungserklärung nichts, da der Leistungsempfänger maßgeblich ist. Ist der Auftraggeber dagegen ein Unternehmen, etwa ein Autohaus, ein Flottenbetreiber, ein Leasinggeber oder ein Versicherer bei einem Kaskogutachten, fällt die Rechnung nach Ablauf der Übergangsfristen unter die Pflicht.

Auch der Empfang ist relevant: Rechnungen von Lieferanten, Softwareanbietern oder Restwertplattformen müssen bereits jetzt im E-Rechnungsformat entgegengenommen und revisionssicher archiviert werden können. Hinweise zum Umgang mit Rechnungsdaten finden Sie auch im Beitrag zur DSGVO im Gutachterbüro.

Typische Fehler

• Ein per E-Mail versendetes PDF wird für eine E-Rechnung gehalten.
• Eingehende XML-Rechnungen werden nur ausgedruckt, aber nicht im Originalformat archiviert.
• Pflichtangaben wie die Honorarpositionen oder Leistungszeitraum fehlen in den strukturierten Daten.

Eine Gutachtersoftware wie ClaimSuite, die Rechnungen direkt aus dem Auftrag in einem strukturierten Format erzeugt, kann die Umstellung erleichtern; einen Überblick gibt die Seite Funktionen.

Formate im Überblick

Die beiden in Deutschland verbreiteten Formate unterscheiden sich vor allem in der Lesbarkeit für Menschen:

• XRechnung: ein rein maschinenlesbares XML-Format. Zur Ansicht wird ein Viewer oder eine passende Software benötigt. Es ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Software verarbeitet die XML-Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Bei hybriden Formaten sind die strukturierten XML-Daten maßgeblich. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen grundsätzlich die XML-Daten vor. Die E-Rechnung muss außerdem im Originalformat über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden; ein Ausdruck reicht nicht aus. Für die Archivierung eignen sich Systeme, die Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit sicherstellen.

Beispiel aus der Praxis

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD in einem geeigneten Profil haben.

Müssen Kfz-Gutachter E-Rechnungen ausstellen?

Nur bei Rechnungen an Unternehmen im Inland und nach Ablauf der Übergangsfristen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027.

Hinweis: Diese Erläuterung dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.